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Assistant(e) administratif(ve)

Nous recherchons un(e) assistant(e) administratif(ve) pour effectuer une variété de tâches administratives et de bureau. Les tâches consistent à fournir un soutien à nos gestionnaires et employés, à répondre aux besoins quotidiens du bureau et à gérer les activités administratives générales de notre entreprise. Les responsabilités comprennent l’organisation de voyages et de réunions, la préparation de rapports et le maintien de systèmes de classement appropriés. Le candidat idéal doit posséder d’excellentes compétences en communication orale et écrite et être capable d’organiser son travail à l’aide d’outils tels que MS Excel et des équipements de  bureau. Si vous avez également une expérience préalable en tant que secrétaire ou assistant(e) administratif(ve) de direction et que vous connaissez bien notre secteur, nous aimerions vous rencontrer.
En définitive, l’assistant(e) administratif(ve) retenu(e) doit assurer le fonctionnement efficace et harmonieux de notre bureau au quotidien. Écritures de fin de mois au grand livre.

• Répondre et diriger les appels téléphoniques
• Organiser et planifier les rendez-vous
• Rédiger et distribuer des courriels, des notes de correspondance, des lettres, des télécopies
et des formulaires.
• Aider à la préparation de rapports réguliers
• Développer et maintenir un système de classement
• Commander des fournitures de bureau et rechercher de nouvelles offres et de nouveaux fournisseurs
• Réserver des arrangements de voyage
• Soumettre et rapprocher les notes de frais
• Assurer la liaison avec les adjoints administratifs de direction et les adjoints administratifs principaux pour traiter les demandes et les requêtes des cadres supérieurs.

 

Exigences

• Expérience confirmée en tant qu’assistant administratif, assistant virtuel ou assistant de  bureau.
• Connaissance des systèmes et procédures de gestion de bureau
• Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS PowerPoint, et Quickbooks en particulier)
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à hiérarchiser les  tâches.
• Excellentes aptitudes à la communication écrite et verbale en français et en anglais
• Solides compétences organisationnelles et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
• Diplôme d’études secondaires, une qualification supplémentaire en tant qu’assistant administratif ou secrétaire serait un plus.

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